W przypadku, gdy stała obsługa klientów/wykonywanie zawodu nie odbywa się w siedzibie kancelarii, ale w całości lub przeważającej części w sposób mobilny (przemieszczanie się od klienta do klienta) powstaje pytanie czy mamy do czynienia z lokalem kancelarii („Lokal”) i co jest właściwe Lokalem ?
Biuro wirtualne to rodzaj usługi polegającej na pełnym outsourcingu obsługi administracyjno-biurowej bez konieczności fizycznej obecności radcy prawnego/adwokata w miejscu jej świadczenia. Usługa jest świadczona przez zewnętrznego usługodawcę, który dysponuje odpowiednimi zasobami personalnymi, organizacyjnymi, materialno-technicznymi i finansowymi. Usługa może obejmować w zależności od wariantu:
- usługi administracyjne (prowadzenie różnego rodzaju sprawozdawczości, rejestrów, ewidencji, sporządzanie raportów i innych zestawień itd.),
- usługi sekretarsko-recepcyjne (realizacja połączeń telefonicznych przychodzących i wychodzących z przekazywaniem wiadomości o połączeniach, odbiór i wysyłanie korespondencji, obsługa skrzynki mailowej, edycja tekstów),
- obsługę klienta kancelarii (komunikacja z klientami, umawianie spotkań, prowadzenie kalendarza, przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i reklamacji, odbieranie i wydanie dokumentów i korespondencji),
- biura rachunkowego (prowadzenie księgowości i rozliczenie podatków oraz składek ZUS),
- udostępnianie infrastruktury (dostęp do połączeń telefonicznych, także z dedykowanego numeru, i Internetu, także z dedykowanego adresu poczty elektronicznej, dostęp do określonych aplikacji i urządzeń informatycznych, dostęp do chmury),
- udostępnianie powierzchni (do czasowej pracy tzw. gorące miejsca, spotkań i prowadzenia rozmów lub przechowywania dokumentów).
Biuro wirtualne może także zapewnić wykorzystanie adresu usługodawcy jako adresu siedziby kancelarii dla celów prawnych.
W przeciwieństwie do biura wirtualnego, Biuro mobilne wymaga fizycznej obecności radcy prawnego/adwokata w miejscu wykonywania czynności obsługi klientów/zawodowych.
Ponieważ w świetle RegRpr i RegAdw Lokal nie może być rozumiany jako miejsce bez własnej przestrzeni lub składać się wyłączenie z samych ruchomości (tj. wyodrębnionych przedmiotów materialnych, które nie stanowią nieruchomości np. pojazd samochodowy, stoisko na targach lub w centrum handlowym, posadowiony tymczasowo na gruncie przenośny pawilon) czy urządzeń technicznych (np. skrzynka pocztowa, telefon, przenośny komputer) występują realne trudności w możliwości uznania, że Biuro mobilne rozumiane jako sama ruchomość lub Biuro wirtualne rozumiane jako same urządzenia techniczne spełnią minimalne wymagania dla Lokalu. Powstaje bowiem kwestia czy można zrealizować obowiązek oznaczenia takiego przedmiotu materialnego tablicą informacyjną. Ponadto, może to naruszać godność zawodu (ze względu na nieodpowiednią do obsługi klientów/wykonywania zawodu formę przestrzenną, a także jej ew. nieodpowiednie lub dyskredytujące dla powagi zawodu sąsiedztwo) lub niektóre zasady jego wykonywania (zwłaszcza zachowanie tajemnicy zawodowej). W pewnych jednak konkretnych przypadkach nie jest jednak wykluczone. Jeżeli bowiem Biuro mobilne będzie stanowić przypadek opisywanego już Biura u klienta (gdzie mobilność będzie oznaczać przemieszczanie się od jednego do innego Biura u klienta), a Biuro wirtualne – przypadek specyficznego Biura coworkingowego (które będzie świadczyć radcy prawnemu/adwokatowi pomocnicze usługi związane z obsługą klienta lub z wykonywaniem zawodu bez jego obecności), istnieją szanse na spełnienie minimalnych wymogów Lokalu, ale wymaga to zbadania konkretnych okoliczności poszczególnego przypadku.
