Radca prawny, adwokat, prawnik zagraniczny mogą stale obsługiwać klientów/wykonywać zawód z wykorzystaniem wspólnego lokalu i urządzeń technicznych („Wspólnota biurowa”)1. Wspólnota biurowa powstaje na mocy umowy zawartej pomiędzy zainteresowanymi, która określa jej cel (zaoszczędzenie wydatków działalności prowadzonej samodzielnie), zasady jej funkcjonowania oraz wzajemnych świadczeń i rozliczeń jej członków. Nie jest formą wspólnego wykonywania zawodu, gdyż jej członkowie wykonują go samodzielnie i oddzielenie, a korzystają tylko ze wspólnego biura (także jako siedziby). Abstrahując od dyskusji na temat statusu prawnego Wspólnoty biurowej, funkcjonuje ona w kilku wariantach:
- spółki cywilnej o charakterze wewnętrznym tzn. spółki nie tworzącej jednostki organizacyjnej (w szczególności przedsiębiorstwa) wspólników będącej wielopodmiotową stroną stosunków prawnych i nie występującej na zewnątrz jako spółka, ale jako poszczególni wspólnicy – współnajemcy budynku/lokalu (wielość dłużników),
- umowy najmu budynku/lokalu przez głównego najemcę z prawem do podnajmu ich części członkom Wspólnoty biurowej jako wielu podnajemcom,
- nienazwaną umową zbudowaną na zasadzie swobody umów (w tym także umową spółki cichej, gdzie na zewnątrz występuje tylko jeden ze wspólników wynajmujący lokal, a pozostali pozostają nieujawnieni i finansują tylko wspólny cel działania spółki).
Zbliżone do Wspólnoty biurowej jest tzw. Biuro coworkingowe, które daje możliwość wspólnego korzystania przez wiele osób z umeblowanego wspólnego pomieszczeniu (tzw. open space) z odpowiednim wyposażeniem oraz korzystania z usług dodatkowych (np. wspólna recepcja/sekretariat, dostęp do sali konferencyjnej, kuchni lub strefy relaksu, dostęp do urządzeń i sieci, catering, odbiór korespondencji, wykorzystanie adresu biura jako adresu siedziby/do doręczeń). W tym przypadku mamy do czynienia z umową najmu powierzchni z opcją na świadczenie dodatkowych usług, której warunki są elastycznie ukształtowane (możliwość płatności tylko za czas korzystania z biura lub budżetowy ryczałt oraz prawo do szybkiego wycofania się z umowy i opcja dokupywania dodatkowych usług).
Biuro coworkingowe funkcjonuje w kilku wariantach:
- na powierzchni typu open space bez dedykowanego stałego miejsca pracy – tylko tzw. gorące biurko (to które jest akurat wolne) z limitowanym dostępem do biura,
- na powierzchni typu open space z dedykowanym stałym miejscem pracy (biurko) z limitowanym dostępem do biura,
- na powierzchni stanowiącej wydzielone jedno – lub kilkopokojowe biuro bez ograniczeń w dostępu ( tzw. Office Center), często dedykowane np. wyłącznie branży usług profesjonalnych, w tym tylko dla prawników.
Inna odmianą Wspólnoty biurowej/Biuro coworkingowego jest tzw. Biuro u klienta. Biuro u klienta to rozwiązanie stosowane najczęściej w przypadku radcy prawnego/adwokata prowadzącego kancelarię indywidulaną, który obsługuje jednego klienta lub współpracuje z większą kancelarią i wchodzi w skład jej zespołu. Może ono funkcjonować w formule:
- zewnętrznego działu prawnego jeżeli klient na zasadzie outsourcingu powierzył obsługę prawną zewnętrznej kancelarii indywidualnej w ramach tzw. samozatrudnienia radcy prawnego i udostępnił mu pomieszczenie na biuro na terenie np. siedziby klienta, często będącego wcześniej prawnikiem wewnętrznym,
- zewnętrznej obsługi prawnej jeżeli klient na zasadzie outsourcingu powierzył obsługę prawną większej kancelarii, która dedykowała klientowi zespół swojego personelu przebywający u klienta i pracujący w udostępnionym przez klienta pomieszczenie na terenie jego siedziby,
- wykonywania przez radcę prawnego zawodu we współpracy z większą kancelarią, która udostępniła radcy pomieszczenie na cele biurowe w siedzibie kancelarii.
Biuro u klienta to zazwyczaj odrębny pokój jedno- lub kilkuosobowy na terenie biura klienta/innej kancelarii z odpowiednim wyposażeniem technicznym. Warunki prawne i finansowe udostępnienia takiego biura reguluje umowa o współpracy lub najmu z klientem.
Wspólnota biurowa/Biuro coworkingowe/Biuro u klienta, o ile służy radcy prawnemu do stałej obsługi klientów (a adwokatowi wykonywaniu zawodu) musi spełnić minimalne wymogi dla Lokalu. Jego oznaczenie tablicą informacyjną wymaganą RegRpr i RegAdw nie stanowi problemu. Z punktu widzenia spełnienia wymogów zachowania godności zawodu należy szczególnie zwracać uwagę na:
- unikanie w Lokalu obsługi klientów/wykonywania zawodu wspólne z inną osobą , której działalność koliduje godnością zawodu lub zasadami etyki zawodowej (w szczególności zajęcia niedopuszczalne),
- unikanie nieodpowiedniego lub dwuznacznego sąsiedztwa budynku/lokalu z inną działalnością, która nie licuje z zaufaniem i powagą spraw prowadzonych przez radcę prawnego/adwokata lub wręcz ich dyskredytuje.
Zachowanie tajemnicy zawodowej stanowi mniejsze wyzwanie w przypadku, gdy miejsce stałej obsługi klientów/wykonywania zawodu jest wyodrębnione z powierzchni (jako osobne pomieszczenie) Wspólnoty/Biura coworkingowego/Biura klienta i przeznaczone wyłączenie dla radcy prawnego/adwokata. Trudniej jest spełnić te wymogi na powierzchni typu open space, gdzie pracuje równocześnie wiele osób, zwłaszcza gdy Wspólnota biurowa/Biuro coworkingowe/Biuro u klienta nie jest dedykowane wyłączenia prawnikom. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na:
- zawarcie odpowiednich umów ze Wspólnotą biurową/Biurem coworkingowym/Klientem, gwarantującej: spełnianie przez wykorzystywane wyposażenie (urządzenia) przestrzeni wspólnej/Lokalu odpowiednich wymogów umożliwiających zachowanie tajemnicy zawodowej (w tym poufność i bezpieczeństwo danych papierowych i cyfrowych, sieci i komunikacji, poufność korespondencji odbieranej przez recepcje/sekretariat – raczej tylko odbiór, zawiadomienie o nadejściu i przechowywanie, niż skanowanie i wysyłanie drogą elektroniczną, niszczenie lub utylizację dokumentów i innych nośników informacji), zachowanie kontroli dostępu do przestrzeni wspólnej/Lokalu tylko dla osób upoważnionych, świadczenie usług dodatkowych (w tym dostępu do salki konferencyjnej do poufnych rozmów z klientami oraz odpowiednich szafek, odbiór korespondencji i przetwarzanie danych),
- odpowiednie umocowanie pracowników recepcji/sekretariatu do czynności obsługi biurowej (szczególnie odbioru korespondencji) oraz czynności przetwarzania danych.
Podsumowując, Wspólnota biurowa, a zwłaszcza Biuro coworkingowe/Biuro u klienta to pewna sprzeczność pomiędzy otwartością na funkcjonowanie w zróżnicowanej społeczności biurowej, a specyfiką (hermetyzmem) wykonywania zawodu. W większości przypadków Lokal jako pomieszczenie/a wyodrębnione z powierzchni Wspólnoty biurowej/Biura coworkingowego/Biura u klienta z zamkniętymi własnym dostępem oraz wyposażaniem spełni minimalne wymogi dla Lokalu. Spore szanse wydają się mieć tutaj również tradycyjne Wspólnoty biurowe grupujące tylko radców prawnych/adwokatów i rozumiejące ich potrzeby. W przypadku Biur coworkingowych/u klienta wymagać będzie ze strony właściciela biura lub klienta zrozumienia i dostosowania się do podwyższonych wymagań prawników, a nawet pewnej specjalizacji w przeznaczeniu biura (tylko dla prawników). Wobec tego przydatność przestrzeni typu open space niewyodrębnionej z powierzchni Wspólnoty biurowej/Biura coworkingowego/Biura u klienta jako Lokalu musi być rozpatrywana pod kątem spełniania minimalnych wymogów Lokalu każdorazowo w okolicznościach konkretnego przypadku i nie zawsze wynik testu wypadnie pozytywnie.
1 Wspólnota biurowa jest wyraźnie uregulowana w RegAdw – dopuszcza on wspólnotę biurową adwokatów, radców prawnych i prawników zagranicznych (§ 4 ust. 9-10). Zasadne jest jej rozszerzenie na doradców podatkowych i rzeczników patentowych, skoro adwokaci lub radcowie prawni mogą z nimi wspólnie wykonywać zawód. Mimo braku symetrycznej regulacji dla radców prawnych w RegRpr nie ma przeszkód, aby mogli oni korzystać ze wspólnoty biurowej
