Zgodnie z § 2 pkt 6 Regulaminu wykonywania zawodu radcy prawnego („RegRpr”) przez „lokal kancelarii” należy rozumieć „lokal przeznaczony do stałej obsługi klientów przez spółkę prawniczą lub kancelarię radcy prawnego” w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych („U.r.p.”) („Lokal”). Jednocześnie z ani U.r.p., Kodeksu Etyki Zawodowej Radcy Prawnego („KERP”), ani z RegRpr nie wynika wprost i wyraźnie obowiązek posiadania przez kancelarię Lokalu, czy też obsługi klientów wyłącznie w Lokalu.
Pojęcie Lokalu jest rozumiane funkcjonalno-materialnie jako każde miejsce faktycznie:
- przeznaczone do stałej obsługi klientów przez kancelarię radcy prawnego (indywidualną) lub spółkę prawniczą („Kancelaria”) (element funkcjonalny),
- istniejące i przynależne Kancelarii jako lokal umożliwiający realizację powyższej funkcji (element materialny).
Kluczowe znaczenie czy dany lokal wykorzystywany przez Kancelarię to Lokal ma jego funkcja tzn. to, czy jest w nim faktycznie prowadzona „stała obsługa klientów”. Zwraca uwagę, że nie definicja ta nie nawiązuje do pojęcia:
- lokalu „siedziby/stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej” Kancelarii jako przedsiębiorcy funkcjonującym w przepisach KC, KSH, ustawy KRS, ustawy CEDIG lub przepisach prawa przedsiębiorców, konsumenckiego, podatkowego, czy ubezpieczeń społecznych („Siedziba”),
- lokalu „w którym wykonywany jest zawód” czyli tzw. czynności zawodowe.
Siedziba co do zasady odnosi się do miejsca wykonywania czynności zarządczych/stałego prowadzenia działalności gospodarczej i jest oznaczona adresem i adresem do doręczeń (przez podanie nazwy miejscowości, ulicy i jej numeru, ew. numeru budynku lub lokalu ujawnianych we właściwych ewidencjach/rejestrach). Z Siedzibą wiąże się także obowiązek posiadania i okazywania na żądanie uprawnionych organów tytułu prawnego do lokalu Siedziby (nieruchomości lub jej części wpisanej do ewidencji/rejestru jako Siedziba). Może to wskazywać, że Siedziba to bardziej „lokal, do którego tytuł prawny ma Kancelaria”, a nie tylko lokal funkcjonalnie powiązany z Kancelarią (nawet taki, do którego Kancelaria nie ma tytułu). Siedziba z reguły jest, ale zawsze nie musi być miejscem stałej obsługi klientów. Wynikający z art. 8 ust. 3 U.r.p. obowiązek podania przy zgłoszeniu właściwej OIRP podjęcia wykonywania zawodu i ujawnienia na liście radców prawnych – adresu Kancelarii oraz adresu do doręczeń wynika także z art. 8 ust. 3 U.r.p. odnosi się więc adresu Siedziby, a nie adresu Lokalu. W tym sensie Kancelaria może mieć jedna Siedzibę i kilka Lokali np. Siedziba, oddział, filia, biuro. W jednej nieruchomości budynkowej może znajdować się także kilka Lokali jako odrębnych nieruchomości lokalowych/pomieszczeń.
W świetle U.r.p., KERP i Regulaminu przez „wykonywanie zawodu” rozumie się:
- świadczenie usług pomocy prawnej (art. 4 U.r.p.). zgodnie z ustalonymi zasadami (w szczególności dotyczące zawierania i wypowiadania umów, ustalania i rozliczania wynagrodzenia oraz dysponowania środkami klienta, prowadzenia sprawy) („czynności zawodowe”),
- informowanie o wykonywaniu zawodu i pozyskiwanie klientów oraz komunikację z otoczeniem (promocja, PR i dystrybucja usług) („Dystrybucja”).
„Obsługa klientów” to czynności relacyjne, które nie są tożsame z „wykonywaniem zawodu” tj. czynności zawodowymi (świadczenie usług) i sprzedażowymi (Dystrybucja). Różni się od niego:
- charakterem, który z natury jest nieodpłatny w przeciwieństwie do odpłatnego świadczenia Usługi,
- celem, który koncentruje się na uzyskaniu zadowolenia, satysfakcji i lojalności klientów poprzez budowanie więzi, interakcji i relacji (akty relacyjne), a nie polega tylko na wyszukaniu i pozyskaniu nowego klienta (akt sprzedaży), czy odpłatnym świadczeniu usługi (akt usługowy).
- przedmiotem, gdyż koncentruje na aspektach pozamerytorycznych (zapewnienie dostępności prawnika, zrozumienie potrzeb, oczekiwań i wymagań klientów oraz przejawów ich zaspokojenia poprzez kontakty, dialog lub relacje – także przedusługowe i pousługowe) nie stanowiących istotę wykonywanego zawodu (aspekt merytoryczny).
Na „obsługę klientów” składają się czynności (jako proces), które nie stanowią istoty wykonywanego zawodu, choć mogą mu towarzyszyć (np. okazanie klientowi szacunku czyli jego poważne potraktowania i empatia, koncentracja na kliencie i jego problemach czyli jego wysłuchanie ze zrozumieniem, komunikacja z klientem). W pewnych przypadkach akty sprzedaży i usługowe mogą się częściowo pokrywać z aktami relacyjnymi. W tym sensie pojęcie Lokalu jest trochę zbliżone do pojęcia lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonego do obsługi publiczności (art. 97 KC). Jeżeli chodzi o cechę „stałości” obsługi klientów to należy przez to rozumieć długotrwałość, regularność, przy czym nie musi tu zachodzić ciągłość – obsługa może mieć charakter okresowy związany z okresami pojawiania się klientów, ale odpowiednio długotrwały, systematyczny (np. filia Kancelarii, gdzie obsługuje się klientów przez jeden stały dzień w tygodniu). Takiej cechy nie spełnia obsługa jednorazowa czy okazjonalna/doraźna.
Dodatkowo dla ustalenia czy mamy do czynienia z Lokalem istotny jest również element materialny tj. sam „lokal” umożliwiający realizację opisanej powyżej funkcji. W przypadku Lokalu będzie to jakaś przestrzeń z reguły nieruchomość lub jej cześć jako miejsce, gdzie prowadzona jest stała obsługa klientów. O tym czy został spełniony element materialny definicji Lokalu decyduje jego faktyczne istnienie i przynależność do Kancelarii oraz funkcjonalne powiązanie z Kancelarią. Nie ma znaczenia tytuł prawny do Lokalu, jego forma przestrzenna, fakt, że na tej samej nieruchomości prowadzą działalność inni przedsiębiorcy. W tym sensie pojęcie Lokalu jest zbliżone do pojęcia „lokalu przedsiębiorstwa” (miejsca będącego nieruchomością lub jej częścią albo rzeczą ruchomą, w którym przedsiębiorca stale prowadzi działalność – art. 2 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta). Z powyższych rozważań wynika, że Lokal musi składać się zarówno z pomieszczenia/eń jak i urządzeń służących do obsługi klientów. Lokal nie może być rozumiany jako miejsce bez własnej przestrzeni lub składać się wyłączenie z samych urządzeń technicznych (np. skrzynka pocztowa, telefon, przenośny komputer). Ze względu na zachowanie godności zawodu lub niektórych zasad jego wykonywania ruchomość tj. wyodrębniony przedmiot materialny, który nie stanowi nieruchomości (np. stoisko na targach lub w centrum handlowym, posadowiony tymczasowo na gruncie przenośny pawilon, samochód) nie może być uznana za Lokal.
Powyższe powoduje, że ocena czy mamy do czynienia z Lokalem musi być obiektywna i zewnętrzna oraz dokonana z punktu widzenia klienta. Chodzi o to, aby klient miał podstawy sądzić, że dane miejsce to Lokal oraz nie był zaskoczony kontaktem z radcą prawnym w miejscu, który nie służy lub nie może służyć do jego stałej obsługi.
Jeżeli chodzi o adwokatów to ani ustawa z 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze („U.p.a.”), ani Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeks Etyki Adwokackiej) („KEA”), ani regulamin wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach („RegAdw”) choć posługują się pojęciem „lokalu, w którym adwokat wykonuje zawód/prowadzona jest kancelaria”, to go nie definiują (art. 9 ust. 2 lit. c KEA, § 4 RegAdw). Pojmują go jednak inaczej niż regulacje radcowskie, gdyż wiążą go tradycyjnie i funkcjonalnie z wykonywaniem zawodu, a nie ze stałą obsługą klientów. Chodzi więc tu o lokal przeznaczony do wykonywania zawodu. W rozumieniu Działu I i II U.p.a., Rozdziału I i Ii KEA i RegAdw wykonywanie zawodu obejmuje świadczenie usług pomocy prawnej oraz Dystrybucję oraz pewne elementy obsługi klienta (komunikację). Lokalem może być więc siedziba zawodowa adwokata (siedziba kancelarii lub spółki) oraz filia kancelarii lub oddział spółki. Adresy siedziby kancelarii lub spółki (także ich fili lub oddziałów) wraz z adresami do doręczeń adwokat zobowiązany jest podać w zawiadomieniu o wyznaczeniu siedziby zawodowej (art. 71, 71a i 71d U.p.a.) oraz w zgłoszeniu o wykonywaniu zawodu (§ 1 ust. 9 RegAdw). W pozostałym zakresie mają zastosowanie powyższe rozważania dotyczące Lokalu.
