Lokal kancelarii – minimalne wymagania w świetle zasad wykonywania zawodu i zasad etyki zawodowej radcy prawnego oraz dyscyplinarne konsekwencje ich naruszenia cz. 2

Minimalne wymogi dla lokalu kancelarii przeznaczonego do stałej obsługi klientów – radcy prawni/wykonywania zawodu – adwokaci („Lokal”) w kontekście zasad wykonywania zawodu i zasad etyki zawodowej radcy prawnego określają ustawa z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych („U.r.p.”), Kodeks Etyki Zawodowej Radcy Prawnego („KERP”) i Regulamin wykonywania zawodu radcy prawnego („RegRpr”) , zliczając do nich:

• oznaczenie go tablicą informacyjną o obowiązkowej treści (§ 5 ust. 2-6 RegRpr),
• odpowiedniość do wymogów godności zawodu (art. 11 KERP, § 5 ust. 1 RegRpr),
• spełnianie warunków gwarantujących prawidłowe wykonywanie zawodu, w szczególności przestrzegania tajemnicy zawodowej, zachowania poufności i bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów związanych z pomocą prawną (art. 3 ust. 3-6 U.r.p., art. 15-16 i art. 23 KERP, § 5 ust. 1, § 6 i § 10 RegRpr),
• zapewnienie dostępności dla stałej obsługi klientów (§ 2 pkt 6 i § 22 RegRpr).

Minimalne wymogi dla  „lokalu, w którym adwokat wykonuje zawód/prowadzona jest kancelaria” (także lokalu fili lub oddziału) („Lokal”) określają ustawa z 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze („U.p.a.”), Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeks Etyki Adwokackiej) („KEA”) oraz Regulamin wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach („RegAdw”) zaliczając do nich:

• oznaczenie zgodnie z przepisami prawa z uwzględnieniem wymogów zawodowych (§ 4 ust. 4-8  RegAdw),
• odpowiedniość, w szczególności wymogom godności i wykonywania zawodu oraz zapewnienie klientom dyskrecji, zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych  (art. 6 U.p.a., § 1 ust.2 i § 9 ust. 2 lit.c i § 19 KEA, § 4 ust. 1-2 , § 5 ust. 4, § 7 RegAdw),
• wyposażenie w odpowiedni sprzęt umożliwiający komunikację z klientem (§ 4 ust. 3 RegAdw).

Pierwszym minimalnym wymogiem dla Lokalu jest oznaczenie go tablicą informacyjną („Tablica”). Obecnie obowiązujące przepisy prawa nie wymagają oznaczenia siedziby czy innego miejsca prowadzenia działalności przedsiębiorcy (także Lokalu) Tablicą. Brak Tablicy nie stanowi już wykroczenia. Jednakże zasady wykonywania zawodu wyrażone w Regulaminie radcowskim i Regulaminie adwokackim wymagają oznaczenia Lokalu Tablicą oraz określają wymogi co do treści Tablicy w przypadku kancelarii lub spółki radcowskiej (§ 5 ust. 2-6 RegRpr), a w przypadku adwokatów – oznaczenie Lokalu zgodnie z przepisami prawa z uwzględnieniem wymogów zawodowych (§ 4 ust. 4-8  RegAdw). Ma to także zastosowanie do prawników zagranicznych (§ 1 ust. 2 RegRpr i § 4 ust. 8 RegAdw). Z praktycznego punktu widzenia tablica powinna być umieszczona w sposób widoczny miejscu, gdzie położony jest Lokal (np. na elewacji budynku i/lub przed wejściem do lokalu). W przypadku radców prawnych jeżeli określony lokal nie będzie Lokalem nie ma wymogu jego oznaczania Tablicą (np. lokal do którego ma dostęp tylko personel kancelarii, w którym nie prowadzi się stałej obsługi klientów). Oba regulaminy nie zawierają wymogów co do oznaczenia Tablicą Lokalu będącego:

• wspólnotą biurową, choć dopuszczalne jest wykonywanie zawodu z wykorzystaniem wspólnego Lokalu i urządzeń technicznych wspólnie z innymi przedstawicielami obu zawodów bez utworzenia spółki (§ 4 ust. 8 RegAdw); w każdym razie taka Tablica nie może wprowadzać w błąd co do tego, że nie mamy tu do czynienia ze wspólnym wykonywaniem zawodu w formie spółki; jeżeli zastosowano jedną wspólną Tablicę po powinna ona zawierać oznaczenia wszystkich form wykonywania zawodu osób tworzących wspólnotę biurową;
• miejscem wspólnego wykonywania zawodu przez radców prawnych, adwokatów, prawników zagranicznych, doradców podatkowych i rzeczników patentowych, co mając na uwadze zróżnicowanie zasad wykonywania zawodu i etyki zawodowej może powodować pewne trudności; kierując się zdrowym rozsądkiem należy przede wszystkim ujawnić charakter takiej praktyki poprzez wskazania zawodów wykonywanych przez jej uczestników.  

Niezależenie od powyższego informacji objętych Tablicą zastosowanie mogą znaleźć zasady etyki zawodowej dotyczące informowania o wykonywaniu zawodu (w szczególności zaś do oceny czy są one dopuszczalne, czy niedopuszczalne – art. 31 i 32 KERP, § 23a KEA) oraz obowiązku stosowania się do uchwał organów samorządu (art. 61 ust. 4 KERP, § 2 KEA).

Drugim minimalnym wymogiem dla Lokalu jest jego odpowiedniość do wymogów godności zawodowej. Mając na uwadze, że radcy prawni i adwokaci to zawody zaufania publicznego zajmujące się ważnymi potrzebami ich klientów oraz uczestniczące w wymiarze sprawiedliwości, potrzeby te winny być obsługiwane i zaspokajane w odpowiednich miejscach uzasadniających takie zaufanie oraz wagę prowadzonych spraw. Miejsca te nie mogą dyskredytować przedstawicieli zawodu w opinii publicznej lub podważać zaufania do zawodu (art. 11 KERP, § 1 ust. 2 KEA). Musza one zapewniać odpowiedni poziom wizerunkowo-jakościowy. W praktyce wymóg ten należy rozpatrywać mając na uwadze:

• lokalizację i otoczenie lokalizacyjne (nie chodzi tu o prestiżową czy wyróżniającą się lokalizację – zwłaszcza w centralnym obszarze lub parku biznesowym w luksusowym i rozpoznawalnym poprzez swój wizerunek lub charakterystyczny wygląd budynku użytkowym spełniającym najwyższe lub wysokie wymogi estetyczne, architektoniczne, przestrzenne); może to być lokalizacja przeciętna czy dostatecznie dobra, ale odpowiadająca charakterowi zawodu tzn. raczej skupiona na obszarze o funkcjach użytkowych lub mieszkalno-użytkowych zapewniających odpowiedni wizerunek zawodowy i możliwość obsługi klientów/wykonywania zawodu,
• sąsiedztwo budynku i Lokalu (chodzi tu o uniknięcie nieodpowiedniego lub dwuznacznego sąsiedztwa z inną działalnością, która choć może być społecznie użyteczna to jednak nie licuje z zaufaniem i powagą spraw prowadzonych przez radcę prawnego/adwokata lub wręcz ich dyskredytuje np. Lokal w budynku położonym w tzw. dzielnicy uciech, obszarach opuszczonych i zdewastowanych;  Lokal obok miejsca prowadzenia działalności przez szewca, ślusarza, krawca, pralnię, piwnica),
• jakość wnętrza budynku i Lokalu (wystrój i wyposażenie – nie chodzi tu o przepych czy wystawność, ale raczej o funkcjonalność i schludność, dostępność),
• formę materialno-przestrzenną Lokalu (z tego względu Lokalem nie może być co do zasady ruchomość np. przenośne stoisko/kiosk w ciągu komunikacyjnym galerii handlowej, stragan, kram, budka, prowizorycznie przymocowany do gruntu pawilon, pojazd przekształcony w biuro zaparkowany w stałym miejscu).

Trzecim minimalnym wymogiem dla Lokalu jest jego odpowiedniość dla spełniania warunków prawidłowego wykonywania zawodu. RegRpr i RegAdw kładą tu szczególny nacisk na zachowanie tajemnicy zawodowej (szczególnie na zapewnienie poufności komunikacji z klientami oraz bezpieczeństwa dokumentów i innych nośników informacji), zapewnienie odpowiedniej dostępności dla klientów oraz zabezpieczenie przed dostępem do Lokalu osób nieupoważnionych (§ 5 ust. 1 RegRpr, § 4 ust. 1 RegAdw). W praktyce wymogi te należy zależnie od okoliczności przypadku rozpatrywać mając na uwadze w szczególności zapewnienie:

• klientom dyskrecji (poczucia poufności i bezpieczeństwa) w pomieszczeniach Lokalu służących do obsługi klientów, w szczególności,  w których odbywają się spotkania lub prowadzone są rozmowy z klientami (np. poprzez ich wydzielenie z Lokalu – sala konferencyjna lub inne odseparowanie klientów od osób nieupoważnionych – pokój prawnika – § 5 ust. 1 RegRpr, § 19 KEA, § 4 ust. 1 RegAdw),
• bezpieczeństwa danych w formie papierowej (np. zamykane pomieszczenia, szafki, niszczarki lub zlecanie profesjonalnej utylizacji dokumentów – art. 23 KERP, § 19 KEA),
• bezpieczeństwa danych w formie cyfrowej (np. kontrola i personalizacja dostępu i korzystania z urządzeń, zabezpieczenia urządzeń hasałem, aktualizacja oprogramowania zabezpieczającego, szyfrowanie danych, przetwarzanie w zabezpieczonej chmurze, regularna archiwizacja danych, nadpisywanie danych, fizyczna likwidacja nośników, zlecanie profesjonalnej utylizacji nośników – art. 23 i art. 35 pkt 7 KERP, § 19 KEA, § 5 ust. 4 i § 7 RegAdw),
• bezpieczeństwo sieci (np. stosowanie Intranetu lub Ekstranetu, VPN – art. 23 i art. 35 pkt 7 KERP, § 19 KEA, § 5 ust. 4 i § 7 RegAdw),
• bezpieczeństwo komunikacji (np. korzystanie z szyfrowanej komunikacji internetowej, usług over-the-top – art. 23 i art. 35 pkt 7 KERP § 19 KEA, § 5 ust. 4 i § 7 RegAdw),
• informowania klientów o ryzykach związanych z korzystaniem ze środków komunikacji nie gwarantujących poufności (art. 35 pkt 7 KERP),
• obowiązku zachowania poufności informacji uzyskanych przez pracowników lub osoby współpracujące z kancelarią – art. 22 i art 23 KERP, § 6 ust. 2 RegRpr, § 19 KEA, § 7 RegAdw),
• odpowiedniej dostępności dla klientów, w tym przy użyciu odpowiednich urządzeń (stworzenie możliwości osobistego lub zdalnego kontaktu w określonym/uzgodnionym miejscu i czasie – art. 22 RegRpr, § 4 ust. 1 i 3 RegAdw), 
• zabezpieczenia przed dostępem do Lokalu osób nieupoważnionych (art. 23 KERP, § 4 ust. 2 RegAdw).

Oba regulaminy zostały wydane na podstawie upoważnienia ustawowego (odpowiednio art. 60 ust. 8 lit. f U.r.p. oraz art. 58 pkt 12 lit. h i lit. k U.p.a.), a ich wydanie stanowi przejaw sprawowania przez samorząd zawodowy pieczy nad należytym wykonywaniem zawodu (art. 17 ust. 1 Konstytucji).